ERP RFP模板和分步指南

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什么是RFP?

RFP是用于描述买方要求的信息类型的许多相似首字母缩写之一。尽管我们今天只专注于为ERP构建RFP,但了解所有RFx缩写对您的实际需求有更好的了解,这很有帮助。如果您已经熟悉这些术语,请随时跳到下面的内容。

ERP RFP

索取资料

这是ERP买家向软件供应商提出的第一个请求,通常比后来的RFx要广泛得多。那些对当前市场不太熟悉的公司会使用此方法,这些公司要么以前没有使用过ERP的经验,要么只拥有旧系统的经验。这些通常会发送给许多不同的供应商,详细说明您希望通过新软件系统克服的一些一般性挑战。反过来,软件供应商应该写回一个答复,广泛地解释他们可以提供什么。

征求建议书

ERP的提案请求类似于RFI,但范围要窄得多。通过RFI对市场有一个总体的了解,您应该为RFP制定业务要克服的特定挑战以及您想要实现的特定目标。您将在这里使用需求列表,稍后我们将对其进行进一步讨论。

作为回应,供应商将针对其产品如何能够帮助您的业务发展提出一些计划和想法。

要求报价

有时也称为报价请求,当您缩小潜在供应商列表的范围时,就会发出RFQ。大多数候选名单由三到五个供应商组成,但是某些候选名单可能有八个或更多的供应商,这取决于一些不同的因素。确定您的候选清单中有多少个供应商完全取决于您的业务。您想确保不会比较太多而开始迷失方向,但是如果您的涉众不喜欢列出的一两个问题,则还应该包括几个备选方案。询价范围最窄,应向买方提供有关技术规格,部署方法,付款条件和其他细节的信息。我们的RFP模板使您了解ERP报价示例的外观。

如何创建RFP(以及后续操作)

为了采购最适合您的组织的ERP系统,我们建议针对ERP RFP项目遵循以下五个基本步骤:

步骤1:建立内部ERP需求

启动成功的ERP RFP的第一步是确定组织的ERP要求。需求是软件供应商必须提供的功能,质量和其他广泛功能,才能满足您的需求。您不必将每个需求都列为特定功能,但是如果您已完成研究,这可以帮助您获得所需的确切系统类型。

让所有决策者参与其中,以帮助您确定最重要的ERP需求的优先级。这包括每天使用系统的员工以及公司内的领导。确保包括所有需要使用该系统的团队的输入,也包括所有受新系统影响的团队的输入。您可以设置访谈,焦点小组,甚至发送电子邮件调查表,以了解您的公司在下一个解决方案中的需求。

然后是时候决定如何创建需求清单。在正式文档中确立最重要的ERP要求将有助于RFP流程的后续步骤。通常,组织会从ERP提案示例开始,但是我们 强烈 建议您改为进行全部需求收集练习。请参阅我们的ERP要求清单,以获取您可以在自己的清单中包含的内容的示例。

步骤2:建立您的ERP RFP

编译好ERP需求列表并对其进行排名之后,就可以将这些需求构建到ERP RFP中了。这样,响应的供应商将回答他们如何计划满足您概述的ERP标准。

确保您的ERP选择过程的RFP 具有专业外观且井井有条。这不仅礼貌,而且还向您的供应商表明您的公司认真寻求最佳系统。此外,您可能要考虑通过旨在管理RFP的软件平台提交ERP系统的RFP。这样,可以轻松地自动编译,制表和分析供应商的响应(请参阅步骤4)。

您还应该包括尽可能多的业务相关信息。您希望供应商完全了解您的运营方式,品牌是什么以及目标受众是谁,以便他们就如何实现目标提出完整的建议。包括您为客户提供的服务和其他可交付成果。包括有关预期时间表,预算和技术规格的信息也可能会有所帮助。

如果您的团队中没有任何人具备足够的技术知识,可以将此部分包括在RFP中,则建议您在公司内部找人来担任此角色或将其外包。毕竟,它是软件,如果没有任何技术信息,供应商将很难为您的业务创建准确的建议。

步骤3:确定并提交给ERP供应商

一旦您的组织制定了全面的RFP,请选择一个供应商清单并邀请他们加入RFP。您最初的RFI应该可以帮助您更好地了解ERP市场,从而确定三到五个供应商。如果您仍然不确定将RFP发送给哪个供应商,则可能是您最初的RFI太笼统,没有引起厂商的反馈。

在这种情况下,您可能需要暂停RFP流程并评估情况。您甚至可能想要重新开始RFI过程。尽管这似乎很耗时,但最好是延长研究时间,而不是继续推进并投资于不适合您业务的ERP。

步骤4:查看RFP回应

传统上,技术买家必须等到他们收集了所有供应商的反馈后,才能进行完整的RFP评估。由于编译所有响应以进行比较所需的手动过程,所以发生了这一漫长的过程。您的团队可能必须调和响应格式的差异,以使比较期间的反馈兼容。

但是,有一些选项可以简化RFP流程的这一部分。借助可用于IT采购流程的新软件,您可以评估和自动计算供应商的响应。这是释放时间并让您的员工更专注于其主要角色和职责的好方法。每个人都知道ERP项目很长,而且会占用大量资源,但是在这段时间内优化团队的效率并非并非不可能。此外,诸如此类的新工具提供了一种更简化的方法来回答供应商的问题,并使您能够快速消除不合格的供应商。

评估后

除了审核他们的RFP响应之外,大多数公司将在作出最终决定之前获得深入的产品演示,查找客户参考并协商合同条款。告知被淘汰的供应商其状态也是礼貌的。

结论

最终,购买者可以从RFP流程中获得尽可能多的收益。如果您花更多的精力来创建RFP和评估响应,您将对入围供应商如何支持您的运营有更准确地了解。

您认为我们应该包括有关RFP的其他提示吗?在下方留言,让我们知道您的想法!

文章来源:https://www.soft1349.com/gongsidongtai/41.html

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